El CRM software es una de las herramientas más utilizadas para mejorar la atención al cliente, aumentar la cantidad de conversiones en la empresa y conseguir todos los objetivos de negocio que se han planteado en un plan de ventas.

Sin embargo, se tiene la creencia errónea que sólo funciona a nivel ecommerce y para empresas que desarrollan sus actividades, únicamente en entornos virtuales o con ventas basadas sólo en internet. 

Pues, aunque no lo creas, los beneficios de un software de CRM se pueden extender a los diversos giros de una empresa, sin ir más lejos, el de las escuelas.  

Por ello, si quieres indagar aún más sobre está funcionalidad, en este artículo encontrarás toda la información que necesitas. En otras palabras, hablaremos del software de CRM y sobre cómo poder sacarle provecho en el sector de las escuelas, academias y otras empresas que se dediquen a la formación contínua ¡Sigue leyendo porque estamos seguros que te interesará!

¿Qué es un CRM educativo?

Por la simple definición de CRM software, podremos descubrir las peculiaridades de esta herramienta y entender cómo sacarle provecho para nuestra empresa. El Customer  Relationship Manager (o gestor de interacciones de clientes) es una parte imprescindible para aquellas empresas que desean brindar atención de calidad a sus clientes. 

Adaptando sus funciones se puede convertir en una herramienta fundamental para las empresas del rubro de la educación ya que, aunque el mercado tenga sus propias particularidades, siempre se trata de captar, clasificar, nutrir, atender y dar servicio postventa a cada uno de los clientes.

¿Cómo se utiliza el software CRM?

El CRM software es un sistema a través del cual podrás brindar atención de calidad a cada uno de tus clientes. Si bien esto se puede realizar de manera “autónoma”, desde una agenda o a través de tarjetas de visitas, el mismo garantiza un proceso mucho más sistematizado, monitoreable, mejorable y funcional. 

Conoce, a continuación, sus principales  características:

• Es un sistema centralizado

De esta forma, no tienes que preocuparte por ordenar la data de tus usuarios; todo está disponible para tu acceso, en el momento que lo requieras.

• Clasifica a tus clientes y prospectos según tu embudo de ventas.

Así, podrás crear fichas específicas para cada alumno o cliente y colocarlas en el punto de tu proceso de venta que corresponda.

• Atención omnicanal de fácil acceso

Es una de las grandes virtudes del CRM software. Imagínate poder atender las inquietudes del alumnado a través del Whatsapp, Skype, Viber, Messenger o cualquier otra sin necesidad de cambiar de plataforma.

• Todo el proceso de ventas desde un mismo lugar 

Cuando utilizas un software CRM para la gestión de clientes, la información se centraliza, con lo cual logras optimizar tu tiempo y recursos para lograr tus objetivos de negocio.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del CRM software para escuelas?

Cuando realizas la implementación de un software CRM en tu institución educativa se abre todo un nuevo panorama para que puedas llevar la atención a alumnos, tutores, padres de familia y maestros a otro nivel. De ahí que, vale la pena enlistarlas.

Ventajas del CRM educativo

Algunos de los muchos beneficios que puedes obtener con la implementación de un software CRM en la institución educativa son:

• Toda la información en el mismo lugar 

Puedes tener una bitácora de las interacciones hechas con tus alumnos y prospectos, sin necesidad de hurgar en cajones, consultar fichas o tener que pedirle a un tercero que te comparta esa información.

• Organización es agilidad

Puedes realizar consultas de manera mucho más sencilla, simplemente, escribiendo el nombre del prospecto o alumno.

• Atención personalizada

Si cuentas con un registro de cada interacción, podrás recibir un “brief, con lo cual, no tendrás necesidad de organizar una reunión. Más aún, no importa qué miembro del equipo de marketing o ventas atienda sus necesidades, cualquiera de ellos podrá conocer casi a la perfección al alumno.

• Omnicanalidad, la llave del éxito en esta época

A través de un CRM software puedes centralizar las interacciones con los clientes, sin importar la plataforma que utilicen. Así, puedes responder vía Whatsapp las consultas realizadas por correo electrónico e incluso, realizar y registrar llamadas con una integración a través del Skype.

• Monitoreo para mejorar

Un CRM software sirve para tener un registro de todas las interacciones que realizas con tus clientes y leads. Esto te servirá para  entender a la perfección el proceso de ventas y detectar los puntos críticos, de tal manera que puedas tomar acciones enfocadas a mejorar la atención y prevenir la fuga de prospectos.

Desventajas del CRM software para educación

Sin embargo, aunque pudiera parecer que un CRM software es la mejor manera de ponerte en contacto con clientes, alumnos y leads, también tiene algunas desventajas. Entre ellas, podemos destacar las siguientes:

• Tener un CRM software implica un costo

Ya sea en horas-hombre o de forma monetaria, los CRM software suelen ser aplicaciones de paga o con un esquema “freemium”. Sin embargo, el costo se absorbe de manera sencilla gracias a la forma en la que agiliza tus procesos de captación, clasificación y retención de clientes.

• No todos los CRM funcionan para las instituciones educativas

Depende de la manera en que lo planteen desde el equipo de programación. Sin embargo, existen soluciones modulares que te permiten integrar las opciones que tu negocio requiera.

• Se requiere tiempo para aprender a usar un CRM

Como toda aplicación que implementes, el CRM software requiere una curva de aprendizaje para que tu equipo de ventas se adapte a él y abandone la manera “tradicional” en la que desempeñaban sus funciones.

Como ves, a cada desventaja se le puede encontrar una solución y a cada ventaja se le puede encontrar un punto flaco. Al final del día, la implementación de este tipo de soluciones se alínea a una estrategia para mejorar la productividad de cada una de tus unidades de negocio.

Las instituciones educativas que deciden implementar un CRM software encuentran una gran cantidad de ventajas dentro del proceso de ventas, retención y fidelización. No se trata de desterrar los métodos utilizados con anterioridad; se trata de darles nueva vida a través del mundo digital y las herramientas que ponen a nuestra disposición.